Écrit par Will Osler, Paul Barbeau, Matthew Olson and Lisa Telebar

Le 30 avril 2015, les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) ont adopté la Politique nationale 25-201 à l’intention des agences de conseil en vote. La politique peut être consultée sur les sites Web des membres des ACVM, y compris la Commission des valeurs mobilières de l’Alberta et la ontario.

L’objectif de la Politique est de répondre aux préoccupations des participants au marché au sujet des services fournis par les agences de conseil en vote en fournissant des directives non obligatoires sur les pratiques recommandées et la divulgation pour les agences de conseil en vote sur les conflits d’intérêts, la transparence, l’élaboration de lignes directrices sur le vote par procuration et les communications avec le public. La Politique vise à aider toutes les sociétés qui fournissent des « services consultatifs en matière de procuration », notamment : (i) analyser les questions mises aux voix lors d’une assemblée des actionnaires; (ii) faire des recommandations de vote; et (iii) l’élaboration de lignes directrices sur le vote par procuration.

Historique

Le 21 juin 2012, les ACVM ont publié aux fins de commentaires le document de consultation 25-401 Intitulé Potential Regulation of Proxy Advisory Firms. L’objectif du document de consultation était de faciliter la discussion sur les services fournis par les agences de conseil en vote et d’explorer la nécessité pour les ACVM de répondre aux préoccupations des participants au marché concernant les agences de conseil en vote. À la lumière des commentaires reçus sur le document de consultation, le 24 avril 2014, les ACVM ont par la suite publié aux fins de commentaires un projet de politique. Après avoir examiné les commentaires reçus à l’égard de la politique proposée, les ACVM l’ont adoptée le 30 avril 2015, avec quelques modifications non importantes de la politique initialement proposée.

Principales dispositions de la Politique

Conflits d’intérêts

La possibilité de conflits d’intérêts dans l’industrie des conseils en vote peut compromettre l’indépendance des conseils fournis par les agences de conseil en vote. Les ACVM s’attendent à ce que les entreprises identifient, gèrent et atténuent les conflits d’intérêts réels ou potentiels et envisagent de le faire, entre autres :

• établir et tenir à jour des politiques et des procédures écrites pour atténuer les conflits d’intérêts réels ou potentiels qui pourraient influencer la recherche, l’analyse, les recommandations de vote ou les lignes directrices sur le vote par procuration;
• la conception et la mise en œuvre de mesures de protection et de contrôles internes pour surveiller les politiques et les procédures et l’adoption d’un code de conduite pour atténuer les conflits d’intérêts réels ou potentiels (qui ont l’approbation du conseil d’administration ou, si la société de conseil en vote n’a pas de conseil d’administration, l’équipe de la haute direction ou un comité désigné de la société); et
• évaluer régulièrement l’efficacité des processus pour s’assurer qu’ils demeurent appropriés (y compris la nomination d’une personne qualifiée ou d’un comité de personnes dûment qualifiées pour surveiller et évaluer la conformité de l’entreprise à ses processus).

De plus, on s’attend à ce que les agences de conseil en vote divulguent les conflits d’intérêts réels ou potentiels à leurs clients en temps opportun et, dans la mesure du possible, qu’elles affichent ou décrivent sur leurs sites Web leurs politiques, procédures, mesures de protection, contrôles et codes de conduite.

Transparence et exactitude des recommandations relatives au vote

Les ACVM font la promotion de la transparence dans les processus menant aux recommandations de vote, afin que les participants au marché puissent évaluer de façon appropriée les mérites de ces conseils. Les ACVM s’attendent à ce que les agences de conseil en vote veillent à ce que les recommandations de vote soient déterminées de manière cohérente, en fonction de renseignements à jour accessibles au public et préparées conformément à une méthodologie visant à réduire le risque d’erreurs.

Les agences de conseil en vote peuvent envisager de prendre les mesures suivantes :

• évaluer régulièrement l’efficacité des contrôles et des procédures internes;
• mettre en œuvre un processus d’assurance de la qualité pour examiner les recommandations de vote avant qu’elles ne soient fournies aux clients;
• établir et, dans la mesure du possible, divulguer des politiques et des procédures décrivant la méthodologie utilisée dans l’analyse ainsi que des mesures de protection et des contrôles internes afin d’accroître l’exactitude et la fiabilité de l’information et des données utilisées dans la préparation des recommandations de vote;
• s’assurer qu’ils disposent des ressources, des connaissances et de l’expertise nécessaires pour préparer des recommandations de vote bien documentés et analysées, en embauchant, en formant et en maintenant en poste des personnes ayant les compétences appropriées; et
• décrire, dans la mesure du possible, les politiques et les contrôles applicables et les pratiques adoptées en matière d’embauche, de formation et de maintien en poste sur le site Web de leur entreprise.

Élaboration de lignes directrices sur le vote par procuration

Les ACVM encouragent les agences de conseil en vote à s’assurer que leurs lignes directrices sur le vote par procuration, qui peuvent avoir une influence sur les pratiques de gouvernance d’entreprise des émetteurs, évitent une approche « universelle » et à tenir compte de ce qui suit lors de l’élaboration de ces lignes directrices :

• établir, tenir à jour et appliquer des politiques et des procédures écrites décrivant le processus suivi dans l’élaboration et la mise à jour des lignes directrices sur le vote par procuration;
• consulter régulièrement les clients, les autres participants au marché et d’autres intervenants et tenir compte des conditions du marché local ou de la réglementation;
• disposer des ressources, des connaissances et de l’expertise nécessaires pour élaborer et mettre à jour les lignes directrices en matière de vote; et
• afficher, dans la mesure du possible, sur leur site Web leurs lignes directrices, politiques et procédures de vote par procuration, ainsi que des consultations menant à l’élaboration de lignes directrices sur le vote par procuration ainsi que les pratiques adoptées en ce qui concerne l’embauche, la formation et le maintien en poste des personnes.

Communications avec les clients, les participants au marché, les autres intervenants, les médias et le public

Les ACVM encouragent les agences de conseil en vote à favoriser une compréhension des activités de ces sociétés en :

• communiquer à leurs clients dans leurs rapports : (i) la façon dont l’approche ou les méthodologies ont été utilisées ou appliquées pour déterminer les recommandations du crédit; (ii) les sources d’information utilisées pour déterminer les recommandations de vote; (iii) la mesure dans laquelle les lignes directrices sur le vote par procuration sont utilisées pour formuler des recommandations en matière de vote; (iv) la nature du dialogue avec l’émetteur, les promoteurs actionnaires ou d’autres parties prenantes dans la préparation des recommandations de vote; (v) les limites ou les conditions de la recherche et de l’analyse utilisées dans la préparation des recommandations de vote; et (vi) inclure une déclaration selon laquelle les recommandations de vote sont destinées uniquement à servir de guide pour aider le client dans son processus de prise de décision;
• corriger en temps opportun toute erreur factuelle ou inexactitude trouvée dans un rapport;
• établir des politiques et des procédures régissant leurs communications avec les clients, les participants au marché, les autres parties prenantes, les médias et le public et afficher ces politiques et procédures sur leurs sites Web; et
• établir une personne-ressource pour gérer les communications avec les clients, les participants au marché, les autres intervenants, les médias et le public.