ISS annonce des mises à jour des lignes directrices canadiennes sur le vote par procuration de 2015

Institutional Shareholder Services (ISS) a publié des mises à jour de ses lignes directrices canadiennes sur le vote par procuration pour la prochaine saison de procurations de 2015. Les mises à jour d'ISS s'appliqueront aux assemblées des actionnaires des sociétés canadiennes cotées en bourse qui auront lieu le 1er février 2015 ou après cette date.

Les recommandations des agences de conseil en vote telles que ISS peuvent avoir une incidence importante sur le résultat des affaires menées lors des assemblées d'actionnaires, en particulier si les investisseurs institutionnels constituent une composante importante de la base d'actionnaires. Les sociétés ouvertes canadiennes devraient examiner les mises à jour avec leur conseiller juridique afin de déterminer l'impact probable et de prendre des mesures pour atténuer toute recommandation de vote défavorable potentielle d'ISS.

Définition mise à jour de l'indépendance

Les lignes directrices existantes de l'ISS recommandent généralement un vote de retenue de tout « initié » ou « administrateur externe affilié » lorsque : (i) le conseil d'administration n'a pas la majorité d'administrateurs indépendants; ou (ii) le conseil d'administration n'a pas de comité de rémunération ou de nomination distinct.

« Un ancien pdg sera considéré comme indépendant après une période de réflexion de cinq ans à condition qu'il soit indépendant. »

Conformément à la définition d'indépendance dans les lignes directrices existantes d'ISS, un candidat à l'administration est considéré comme un « administrateur externe affilié » et n'est donc pas indépendant, s'il était l'ancien chef de la direction de l'émetteur ou de ses sociétés affiliées à tout moment ou une société acquise au cours des trois dernières années. Les mises à jour d'ISS de 2015 prévoient qu'un ancien PDG de l'émetteur, de ses sociétés affiliées ou d'une société acquise sera considéré comme indépendant après une période de « réflexion » de cinq ans, à moins que l'ancien CHEF DE LA DIRECTION ne réponde à aucun des autres critères contenus dans la définition d'indépendance d'ISS.

« Un candidat à un poste d'administrateur ne sera pas considéré comme indépendant s'il a une relation importante avec l'émetteur ou un ou plusieurs membres de la direction de l'émetteur. »

Les mises à jour de 2015 d'ISS ont complété la définition d'indépendance pour inclure une disposition selon laquelle tout candidat à un poste d'administrateur qui a une relation importante avec l'émetteur ou avec un ou plusieurs membres de la direction de l'émetteur n'est pas indépendant. Une relation « importante » est une relation financière, personnelle ou autre dont une personne raisonnable pourrait conclure qu'elle pourrait influencer l'objectivité d'une personne dans la salle du conseil d'administration d'une manière qui aurait une incidence significative sur la capacité d'une personne de satisfaire à ses normes fiduciaires requises au nom des actionnaires.

« En règle générale, votez contre tout administrateur qui a été chef de la direction de l'émetteur au cours des cinq dernières années et qui est membre du comité d'audit ou de rémunération. »

Les lignes directrices actuelles d'ISS recommandent généralement un vote de retenue de tout administrateur siégeant au comité d'audit ou de rémunération si : (i) l'administrateur a agi à titre de chef de la direction de l'émetteur à tout moment; ou (ii) l'administrateur a agi à titre de chef des finances de l'émetteur au cours des trois dernières années.

À la suite de la définition mise à jour de l'indépendance, ISS recommandera un vote de retenue de tout administrateur qui a occupé le poste de chef de la direction de l'émetteur au cours des cinq dernières années et qui est membre du comité d'audit ou de rémunération.

Adoption unilatérale d'une disposition relative à un préavis

« En règle générale, votez contre les administrateurs individuels, les membres du comité ou l'ensemble du conseil d'administration, selon le cas, lorsqu'une politique de préavis a été adoptée par le conseil, mais n'a pas été inscrite à l'ordre du jour du vote à la prochaine assemblée des actionnaires. »

Cette nouvelle recommandation a été présentée par ISS et découlait de son point de vue selon lequel la capacité d'un actionnaire de présenter des candidats au poste d'administrateur est un droit fondamental qui ne devrait pas être modifié par la direction ou le conseil d'administration sans l'approbation des actionnaires ou, à tout le moins, avec l'intention de recevoir l'approbation des actionnaires à la prochaine assemblée des actionnaires.

Exigence de préavis

« Votez au cas par cas sur les propositions d'adoption ou de modification d'une politique sur le préavis ou de règlements administratifs contenant ou ajoutant des exigences de préavis, en appuyant les propositions qui appuient l'objectif déclaré des exigences de préavis décrites ci-dessous. »

En vertu des mises à jour de 2015 d'ISS, ISS continue de voter au cas par cas sur des propositions d'adoption ou de modification d'une politique de préavis ou de règlements administratifs contenant ou ajoutant des exigences de préavis et appuie maintenant les propositions qui appuient uniquement l'objectif déclaré des exigences de préavis, qui est d'empêcher les contestations de procurations furtives, de fournir un cadre raisonnable aux actionnaires pour nommer des administrateurs en permettant aux actionnaires de soumettre des nominations d'administrateurs dans un un délai raisonnable et fournir à tous les actionnaires suffisamment d'informations sur les candidats potentiels afin qu'ils prennent des décisions de vote éclairées sur ces candidats.

De plus, les caractéristiques particulières des exigences en matière de préavis qui sont prises en charge dans les lignes directrices existantes du SSI ont également été modifiées et complétées par les mises à jour de 2015 du SSI comme suit :

Modifications à l'article ou au règlement

« En règle générale, voter contre les propositions visant à adopter ou à modifier des statuts ou des règlements administratifs avec, entre autres, (i) une exigence de préavis qui comprend une ou plusieurs dispositions qui pourraient avoir une incidence négative sur les intérêts des actionnaires et qui sont jugées hors de la portée de l'objet déclaré de l'exigence, ou (ii) toute autre disposition qui pourrait avoir une incidence négative sur les droits des actionnaires ou diminuer la surveillance indépendante et efficace du conseil d'administration. »

En vertu des lignes directrices existantes d'ISS, ISS recommande de voter pour des propositions d'adoption ou de modification d'articles et de règlements administratifs, à moins que le document résultant ne contienne l'un des éléments suivants : (i) le quorum pour l'assemblée des actionnaires est inférieur à deux personnes détenant 25 pour cent du vote éligible (cela peut être réduit à pas moins de 10 pour cent dans le cas d'un petit émetteur sans actionnaire majoritaire qui n'est pas en mesure d'atteindre un quorum plus élevé); (ii) le quorum pour une réunion des administrateurs est inférieur à 50 % du nombre d'administrateurs; (iii) le président du conseil a voix prépondérante en cas d'impasse lors d'une assemblée des administrateurs; (iv) une disposition relative à l'administrateur suppléant qui permet à un administrateur de nommer une autre personne à titre d'administrateur suppléant pour assister aux réunions du conseil d'administration ou du comité à la place de l'administrateur dûment élu; et (v) une disposition qui accorde un pouvoir général au conseil d'administration en ce qui concerne les autorisations futures de capital ou la modification de la structure du capital sans autre approbation des actionnaires.

Les mises à jour d'ISS de 2015 élargissent les cas où ISS ne recommandera pas de voter pour des propositions d'adoption ou de modification d'articles ou de règlements administratifs afin d'inclure ce qui suit : (i) une exigence de préavis qui comprend une ou plusieurs dispositions qui pourraient avoir une incidence négative sur les intérêts des actionnaires et qui sont considérées comme ne relevant pas de l'objet déclaré de l'exigence; et (ii) toute autre disposition qui pourrait avoir une incidence négative sur les actionnaires ou diminuer la surveillance indépendante et efficace du conseil d'administration. De plus, les propositions d'adoption ou de modification d'articles ou de règlements administratifs feront généralement l'objet d'une opposition, sous réserve de certaines exceptions, si le document qui en résulte n'est pas inclus dans les documents de la réunion aux fins d'examen ou référencé pour en faciliter la localisation sur SEDAR.

Structure du capital

« Adopter une approche clairement définie au cas par cas et indiquer des critères supplémentaires qui sont pris en compte lors de l'évaluation des questions de placement privé. »

En vertu des lignes directrices existantes d'ISS, ISS recommande de voter au cas par cas sur les émissions de placement privé et de voter généralement pour les propositions de placement privé si : (i) l'émission ne représente pas plus de 30 % des actions en circulation de l'émetteur; et ii) l'utilisation du produit de l'émission est divulguée.

Les mises à jour de 2015 d'ISS conservent l'approche au cas par cas pour l'examen des émissions de placements privés et proposent de prendre en compte les critères supplémentaires suivants : (i) si d'autres résolutions sont regroupées avec l'émission; (ii) si la justification de la délivrance est divulguée; (iii) la dilution de la position des actionnaires existants (p. ex., les émissions ne représentant pas plus de 30 % des actions en circulation de l'émetteur sur une base non diluée sont généralement acceptables); (iv) tout rabais ou prime sur le prix d'émission; et (v) la réaction du marché au placement privé proposé depuis l'annonce. De plus, ISS recommandera de voter pour les émissions de placements privés si : (i) l'émetteur doit déclarer faillite si la transaction n'est pas approuvée; ou (ii) l'auditeur ou la direction de l'émetteur a indiqué que l'émetteur a des problèmes d'exploitation.

Bennett Jones est en mesure d'aider les clients à examiner les lignes directrices de vote mises à jour pour déterminer l'impact probable des recommandations de vote d'ISS. Les recommandations de la politique de référence de 2015 peuvent être téléchargées en format PDF à partir de www.issgovernance.com.