Premières étapes si vous recevez un avis d'application de la LCAP

Il y a eu un manque décevant de mesures d'application de la loi publiquement déclarées en vertu de la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) depuis son entrée en vigueur en juillet 2014, en fait, à ce jour, il y a conseil en a été un. Compte tenu de l'ambiguïté et de la complexité du régime législatif, combinées à la possibilité de sanctions très sévères, cela est décevant pour le milieu des affaires qui a cherché à mieux comprendre les positions et les interprétations que le CRTC a réellement prises dans les cas d'application de la loi en direct. Par conséquent, malheureusement en raison du silence sur le front de l'application de la loi, certaines organisations sont d'avis que le CRTC n'a pas activement appliqué la loi.

Nous croyons savoir que le CRTC a déjà reçu des centaines de milliers de plaintes en vertu de la LCAP et qu'il a nécessairement participé à un processus de triage important.  Compte tenu du mandat et des ressources du CRTC, et en particulier de ses déclarations publiques concernant l'application de la LCAP, nous sommes d'avis que d'autres renseignements sur les mesures d'application de la loi seront fournis et démontreront aux organisations que la loi a du mordant.

Si votre entreprise ou organisation reçoit un avis d'application de la loi du CRTC, vous voudrez peut-être envisager de prendre une partie ou la totalité des mesures suivantes :

• Passez en revue l'avis. Qu'est-ce que le CRTC vous a accusé de faire? Quelles options cela vous a-t-il donné? Y a-t-il une date limite pour votre réponse?
• Commencez les préparatifs immédiatement. La non-conformité à la LCAP pourrait coûter à votre organisation des sommes importantes avec la possibilité de pénalités de plusieurs millions de dollars. Comme pour toute mesure réglementaire, le temps presse. L'inaction n'est pas une défense.
• Nommer une personne responsable de la plainte. Pour vous préparer à défendre votre organisation contre la responsabilité en vertu de la LCAP, il faudra évaluer les faits et l'allégation, recueillir des dossiers et de la documentation provenant de diverses sources et les examiner dans leur ensemble. Quelle que soit la taille de votre organisation, une personne sera nécessaire non seulement pour coordonner les recherches d'informations, mais aussi pour comprendre l'application de ces documents dans la construction d'une défense à la mesure d'application.
• Suivez votre date limite de réponse. L'organisme de réglementation peut s'attendre à recevoir des réponses aux allégations dans un certain délai. Gardez cette date à l'esprit.
• Faites appel à votre conseiller juridique. Il est essentiel de faire appel à des conseillers juridiques compétents et expérimentés, en particulier à des avocats familiers avec la LCAP, pour protéger vos droits et naviguer dans le processus réglementaire, et peut fournir une revendication de privilège juridique pour votre évaluation. Le conseiller juridique devrait examiner toutes les communications proposées avec l'organisme de réglementation.
• Recueillir des preuves de conformité. Le meilleur moyen de défense contre une mesure d'application de la loi en vertu de la LCAP est de prouver que votre organisation s'est conformée à ses obligations. La diligence raisonnable est un moyen de défense contre de telles mesures d'application de la loi. Si vous recevez une plainte, vous devriez immédiatement commencer à rechercher des informations qui soutiendraient une telle défense.
• Passez en revue vos documents de diligence raisonnable. En prévision de la LCAP, de nombreuses organisations ont constitué un « dossier de guerre » de diligence raisonnable, y compris des politiques, des procédures, le suivi du consentement et d'autres preuves d'efforts raisonnables pour assurer la conformité à la loi. À la réception d'un avis d'application de la LCAP, réexaminez ce dossier et évaluez sa pertinence par rapport à la plainte. N'oubliez pas que la diligence raisonnable est un autre moyen de défense contre la responsabilité de la LCAP.
• Qu'avez-vous appris? Vos préparatifs devraient vous aider à mieux comprendre l'efficacité de vos efforts de conformité. S'il s'avère que la conformité n'est pas aussi efficace que l'exige la loi, alors c'est une occasion d'améliorer ces pratiques et d'être mieux préparé pour l'avenir.

Pour en savoir plus sur la façon dont votre organisation peut lutter contre une mesure d'application de la loi en vertu de la LCAP, visitez nos autres billets de blogue de la série « Défendre l'application de la loi en vertu de la LCAP ».  Vous pouvez également visiter notre Centre d'apprentissage anti-spam.

Défendre l'application de la loi en vertu de la série de la LCAP

• Premières étapes si vous recevez un avis d'application de la LCAP (cet article)
• Establishing Due Diligence (12 février 2015)
• Qu'est-ce qu'un message électronique commercial? (17 février 2015)
• Établissement du consentement (19 février 2015)
• Établishing an Exemption is Applicable (23 février 2015)
• Compliance with Informational Formalities (26 février 2015)