Les EmployeurS Doivent Suivre Les ProtocoleS De Protection De La Vie Privée Lorsqu'Ils Mettent En Œuvre Des Systèmes BiométriqueS De Présence

En réponse aux préoccupations concernant l'assiduité des employés et la sécurité des bâtiments, certains employeurs ont choisi de mettre en œuvre des systèmes de présence biométriques en milieu de travail. Ces systèmes permettent à un employeur de surveiller les heures de travail des employés en mesurant les caractéristiques biologiques comme les empreintes digitales, les empreintes de mains ou les traits du visage et en associant cette mesure à une personne identifiée. Comme les systèmes biométriques enregistrent des renseignements personnels sur des personnes identifiables, leur utilisation par les employeurs est assujettie aux exigences de la législation sur la protection des renseignements personnels.

L'interaction entre les systèmes biométriques de présence et la protection de la vie privée des employés a été abordée par le Commissariat à l'information et à la protection de la vie privée de l'Alberta (CCIO) à deux reprises : le rapport d'enquête P2008-IR-005 et le rapport d'enquête F2008-IR-001. Dans les deux cas, l'employeur a mis en place un système de présence biométrique afin d'enregistrer plus précisément les présences et de réduire les cas de « coup de poing de copain », une pratique où un employé poinçonne la carte de temps d'un autre employé qui est en retard ou absent. Les systèmes ne stockaient pas les images du pouce ou de l'empreinte de la main d'un employé, mais convertissaient plutôt les mesures de la main ou du pouce d'un employé en un identificateur numérique unique.

Le commissaire a conclu dans les deux cas que la collecte de renseignements personnels sur les employés était raisonnable. Malgré cette conclusion, il a été constaté que les deux employeurs avaient manqué à leur obligation en vertu de la législation sur la protection des renseignements personnels d'aviser adéquatement les employés des renseignements recueillis et de la façon dont les renseignements recueillis seraient utilisés.

Les rapports d'enquête de l'OIPC sont instructifs, car ils soulèvent un certain nombre de points importants à retenir pour les employeurs qui envisagent de passer de la carte de temps traditionnelle à une option plus high tech:

1. Les employeurs qui mettent en œuvre de tels systèmes en milieu de travail doivent veiller à ce que les employés comprennent quels renseignements sont recueillis, comment ils sont recueillis et comment l'employeur utilisera les renseignements. Cela peut inclure la préparation d'une politique de confidentialité écrite qui est ensuite mise à la disposition des employés.
2. Dans les deux rapports d'enquête, le commissaire a noté que les identificateurs numériques générés par le système biométrique ne pouvaient pas être rétro-conçus pour reconstruire une image de la main ou de l'empreinte du pouce de l'employé. Il a également été noté que les renseignements recueillis étaient transmis et stockés sous forme cryptée. À la lumière des préoccupations concernant l'accès non autorisé ou l'utilisation abusive des renseignements personnels, le niveau de sécurité fourni par un système de présence sera important si la légalité du système est contestée.
3. Le commissaire a également noté dans les deux rapports que d'autres méthodes de suivi de l'assiduité avaient été jugées inefficaces. Les employeurs qui souhaitent utiliser des systèmes biométriques en milieu de travail devraient donc être en mesure d'expliquer comment le système proposé est nécessaire pour remédier à un problème spécifique, tel que le coup de poing, à la lumière de toutes les méthodes disponibles qui sont moins invasives.