L’Organisation mondiale de la Santé a déclaré l’épidémie de COVID-19 pandémie le 11 mars 2020, et de nombreux employeurs ont réagi en exigeant ou en encourageant leurs employés à travailler à domicile. Même si le Canada commence à « rouvrir », on s’attend à ce qu’un grand nombre d’employeurs aient un grand nombre d’employés qui feront la transition vers des arrangements permanents de travail à domicile. Dans le cadre d’une stratégie plus vaste sur le travail à domicile, nous recommandons que les employeurs tiennent compte de la question du remboursement des dépenses de bureau à domicile et de la capacité des employés de déduire les dépenses non remboursées, à la fois du point de vue du droit du travail et également en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu (Canada) (LTI).
Les employeurs devront tenir compte, le cas échéant, des dépenses de bureau à domicile que l’employeur remboursera et de l’incidence que les arrangements de travail à domicile obligatoires ou recommandés peuvent avoir sur l’obligation de remboursement de l’employeur. Comme point de départ, un employé n’a pas de droit général au remboursement des dépenses. Par conséquent, les employeurs devraient examiner les contrats de travail et les politiques existants (y compris les pratiques antérieures informelles) pour déterminer si ceux-ci peuvent créer un droit pour les employés de demander le remboursement des dépenses engagées pendant qu’ils travaillent à domicile. L’employeur devrait s’assurer que le contrat ou la politique communique clairement aux employés ce qu’est la politique de remboursement de l’employeur afin que tout le monde comprenne les attentes. La clarté de la communication est particulièrement importante si l’employeur ne fournit pas autrement à l’employé les outils nécessaires pour qu’il puisse travailler à distance, car l’employé peut supposer que les coûts seront remboursés. Les communications doivent indiquer clairement si les modalités de remboursement sont temporaires (p. ex., pendant l’ordonnance d’urgence liée à la COVID-19, jusqu’au 31 août 2020, etc.) ou si elles sont permanentes.
D’un point de vue fiscal, il est important de noter la distinction entre les « allocations » fournies par l’employeur et les « remboursements » de dépenses. Les allocations, qui sont versées sans que l’employé ait à fournir de reçus, sont généralement imposables pour l’employé à titre de revenu d’emploi, à moins qu’une exception particulière ne s’applique. En revanche, les remboursements qui sont appuyés par des reçus appropriés ne sont généralement pas imposables, à condition que le principal avantage de la dépense soit pour l’employeur (p. ex., le remboursement n’est pas pour un frais personnel ou de subsistance).
La position historique de l’Agence du revenu du Canada (ARC) a été que les remboursements et les allocations pour l’équipement de bureau à domicile sont au moins partiellement au profit d’un employé et donc imposables. Toutefois, dans le contexte de la pandémie de COVID-19, l’ARC a annoncé une concession administrative selon laquelle le remboursement par un employeur d’un montant n’excédant pas 500 $, sur présentation d’un reçu, pour l’achat d’équipement informatique personnel ne sera pas imposable pour l’employé, au motif qu’il est principalement au profit de l’employeur.
Lorsqu’un employé engage des dépenses de bureau à domicile qui ne sont pas remboursées par l’employeur, la question se posera de savoir si l’employé peut déduire ces dépenses et, le cas échéant, si l’employeur devrait prendre les mesures appropriées pour appuyer cette déduction.
La LTI contient des règles limitées qui permettent aux employés de déduire leurs dépenses, mais ces règles ont été introduites avant que la technologie ne permette aux gens de se rencontrer « en personne » sur Internet et d’accéder de manière transparente aux dossiers et aux systèmes de travail à partir de la maison. L’ARC a toujours interprété ces règles de façon étroite et, par conséquent, l’application de ces règles n’est pas claire dans le contexte actuel. On a demandé à l’ARC de commenter les critères d’admissibilité aux déductions pour les dépenses de bureau à domicile des employés pendant la pandémie de COVID-19 et nous comprenons que l’Agence se penche actuellement sur ces questions. Jusqu’à ce que des éclaircissements soient fournis, les employés voudront peut-être faire le suivi des dépenses et conserver les reçus à l’appui d’une demande future de déductibilité.
Bien que les employés ne puissent pas déduire les dépenses en capital, comme le coût d’un nouveau bureau, d’une chaise de bureau ou d’un écran d’ordinateur, la LTI permet généralement aux employés de déduire le loyer du bureau, le salaire d’un assistant ou d’un remplaçant, et le coût des fournitures consommées directement dans l’exercice des fonctions d’une charge ou d’un emploi (comme la papeterie, timbres, toner, cartouches d’encre, etc.), si :
Des exigences supplémentaires s’appliquent aux dépenses liées à un espace de travail dans une maison où réside le contribuable. Pour déduire les dépenses d’espace de travail, l’espace de travail doit être :
Des exemples de dépenses d’espace de travail comprennent le loyer, le carburant, l’électricité, les ampoules, les matériaux de nettoyage, les réparations mineures et d’autres dépenses payées par l’employé pour l’entretien de sa maison, mais n’incluent pas les intérêts hypothécaires, la déduction pour amortissement, les impôts fonciers ou les coûts d’assurance , à moins que l’employé ne soit un employé de vente à commission, auquel cas une proportion raisonnable des impôts fonciers et des coûts d’assurance peut être déductible.
Si toutes les conditions requises pour demander des frais de bureau à domicile sont satisfaites, un employé peut déduire la proportion des dépenses liées à son emploi. Pour certaines dépenses, le montant total se rapportera à l’emploi et sera déductible. Pour d’autres dépenses, comme le loyer, la dépense doit être répartie en fonction de facteurs tels que la taille de l’espace de travail par rapport à l’appartement ou à la maison de l’employé, et si l’espace de travail est utilisé exclusivement à des fins de travail, de partiellement à des fins de travail et partiellement à des fins personnelles.
Pour qu’un montant soit déductible à titre de dépense de bureau à domicile, l’employé doit être « tenu par le contrat de travail » de fournir et/ou de payer la dépense. L’ARC considère qu’il devrait normalement s’agir d’une exigence expresse dans le contrat de travail, mais accepte que, dans certains cas, cette exigence puisse être satisfaite lorsqu’il y a une entente implicite ou tacite entre l’employé et l’employeur qu’un paiement devait être effectué par l’employé et qu’il était, en fait, nécessaire dans les circonstances pour remplir les fonctions de l’emploi.
Par exemple, l’ARC a déclaré que, lorsqu’un employé travaille à domicile et n’a pas accès au bureau d’un employeur, il semble que l’employé soit tenu de travailler à domicile. En appliquant ce poste à la pandémie actuelle, si le bureau d’un employeur est fermé et que les employés travaillent à domicile en conséquence, l’ARC devrait considérer que l’employé est tenu de travailler à domicile et d’engager certaines dépenses aux fins de la déduction pour bureau à domicile. La situation est toutefois moins claire pour un employé travaillant à domicile qui a accès au bureau d’un employeur. Il s’agit clairement d’une zone grise. Une certaine aide à cette question se trouve dans un poste de l’ARC qui a tenu compte d’une entente de télétravail et a indiqué que l’employé dans la situation était « tenu » de fournir un espace de travail à la maison et de payer certaines dépenses même si l’entente de télétravail officielle a été conclue volontairement, à condition que l’entente soit clairement comprise par l’employé et l’employeur.
Pendant la pandémie de COVID-19, si un employeur a demandé à un employé de travailler à domicile, l’employé devrait être considéré comme tenu de travailler à domicile et de payer certaines dépenses aux fins de la déduction pour bureau à domicile. Si l’employeur recommande, encourage ou permet plutôt à un employé de travailler à domicile, mais permet également à l’employé de travailler au bureau de l’employeur si l’employé préfère, on peut se demander si l’employé est « tenu par le contrat de travail » de travailler à domicile et d’engager des dépenses de bureau à domicile. Selon les directives administratives actuelles de l’ARC, une entente de télétravail doit être officielle pour que l’employé soit considéré comme tenu de travailler à domicile et d’engager des dépenses de bureau à domicile. D’autres directives de l’ARC seraient utiles dans les situations où, en raison de la situation actuelle, un employeur permet, mais n’exige pas strictement, qu’un employé travaille à domicile, et que l’employé choisit, que ce soit en raison de problèmes de santé ou autrement, de travailler à domicile et d’engager des dépenses.
Les dépenses liées à l’espace de travail peuvent être déductibles si le bureau à domicile d’un employé est l’endroit où l’employé exerce « principalement » ses fonctions de bureau ou d’emploi. L’ARC interprète « principalement » comme signifiant plus de 50 %. Une question importante pendant COVID-19 est « 50 pour cent de quoi? » Il n’est pas clair si la LTI exige de mesurer le temps de travail à domicile par rapport à la période entière pendant laquelle l’employé a été employé par l’employeur au cours de l’année, ou si un sous-ensemble plus court de l’année peut être pris en compte, comme lors d’une ordonnance de travail temporaire à domicile pendant covid-19.
Pour certains employés, selon la durée pendant laquelle les recommandations relatives au travail à domicile liées à la COVID-19 demeurent en vigueur, ils peuvent finir par effectuer plus de six mois de tâches de bureau ou d’emploi à la maison, et donc satisfaire clairement au test « principalement effectue ». Pour les autres employés, leur temps de travail à domicile peut n’être que de trois mois en 2020. On peut soutenir que le critère de l’exécution principale devrait être appliqué en fonction du sous-ensemble de trois mois de l’année où 100 p. 100 des fonctions de bureau ou d’emploi de l’employé ont été exercées à la maison, plutôt que de regarder l’année complète et de conclure que seulement 25 p. 100 des tâches de bureau ou d’emploi de l’employé ont été exercées à la maison. Bien qu’il y ait des commentaires à l’appui de l’ARC, cette question restera probablement incertaine jusqu’à ce que d’autres directives de l’ARC sont publiées.
Si un employé n’exerce pas principalement ses fonctions de bureau ou d’emploi à partir de son domicile, il peut tout de même être en mesure de déduire les dépenses liées à l’espace de travail si l’espace de travail est utilisé exclusivement au cours de la période pertinente pour tirer un revenu de la charge ou de l’emploi et, sur une base régulière et continue, pour rencontrer des clients ou d’autres personnes dans le cours normal de l’exécution des fonctions de bureau ou d’emploi.
L’ARC est depuis longtemps d’avis que l’expression « rencontrer des clients ou d’autres personnes » ne comprend que les rencontres en personne et n’inclut pas les réunions par courriel, téléphone et Skype. Cela va à l’encontre de diverses décisions de procédure informelle de la Cour canadienne de l’impôt (qui ne sont pas contraignantes pour d’autres contribuables), où la Cour de l’impôt a estimé que le terme « réunion » pouvait être satisfait par des appels téléphoniques, car le terme n’exige pas la présence physique d’une personne.
Comme l’illustrent les pratiques de travail pendant la pandémie de COVID-19, les « réunions » électroniques et téléphoniques deviennent une méthode de communication de plus en plus courante avec les clients, les clients et les patients. L’interprétation de la LTI par l’ARC à cet égard est devenue désuète, est incompatible avec la jurisprudence et, à notre avis, incorrecte en droit.
Pour que les dépenses de bureau à domicile d’un employé soient déductibles, l’employeur doit attester que l’employé remplissait les conditions d’emploi dont il a été question ci-dessus et qu’il était tenu de payer les dépenses en vertu de son contrat de travail. L’employeur n’est pas obligé d’attester si l’employé satisfait aux exigences supplémentaires mentionnées ci-dessus pour les dépenses d’espace de travail. Cette attestation est faite à l’aide du formulaire T2200, Déclaration des conditions de travail. Les intentions de l’employeur à cet égard devraient être clairement communiquées.
L’émission d’un formulaire T2200 signé à un employé ne signifie pas nécessairement que l’employé peut déduire les frais de bureau à domicile. L’employé et les dépenses réclamées doivent tout de même satisfaire aux critères de déductibilité contenus dans la LTI.
Les employeurs devraient tenir compte des risques et des coûts administratifs et autres associés à la délivrance du formulaire T2200 avant d’attester les conditions d’emploi d’un employé. Bien qu’elle ne soit pas typique, l’ARC a indiqué que si un employeur remplit un formulaire T2200 d’une manière qui est intentionnellement incorrecte, montre une indifférence à l’égard de la conformité à la LTI ou fait preuve d’une insouciance téméraire à l’égard de la loi, elle peut envisager d’imposer une pénalité à un tiers contre l’employeur. Cette pénalité est généralement égale au plus élevé des montants suivants : (i) 1 000 $ (selon le formulaire T2200) et (ii) le moins élevé des montants suivants : la pénalité imposée à l’employé pour faux énoncé et 100 000 $. Cette pénalité est destinée à s’appliquer uniquement à une conduite grave, et non à de simples erreurs, de sorte que dans la plupart des cas, elle ne devrait pas s’appliquer lorsqu’un employeur agit raisonnablement et se fonde sur des renseignements fournis par les employés de bonne foi. Plus important encore, si l’ARC a des raisons de remettre en question la validité d’un formulaire T2200, l’employeur pourrait avoir un risque accru d’une vérification de la paie et d’un niveau d’examen beaucoup plus élevé dans d’autres domaines liés à l’impôt.
Bien que l’ARC s’attende à ce que les employeurs remplissent le formulaire T2200s pour les employés qui ont des motifs raisonnables de présenter une demande de déduction pour le bureau à domicile, il n’y a aucune exigence légale en vertu de la LRTI selon laquelle les employeurs délivrent un formulaire T2200 à tous les employés qui en font la demande. Pour certains employeurs, le fardeau de l’émission du formulaire T2200 à un grand nombre d’employés, combiné au risque potentiel de pénalités et d’examen par l’ARC, peut l’emporter sur les avantages des employés qui demandent (dans de nombreux cas) des déductions relativement faibles pour le bureau à domicile.
Afin de réduire le fardeau des employeurs pendant la pandémie de COVID-19, on a demandé à l’ARC de permettre aux employeurs d’utiliser une approche axée sur les flux pour éviter de délivrer un nombre potentiellement élevé de formulaires T2200. L’ARC a indiqué qu’elle examine actuellement ces questions.
Le traitement approprié des dépenses de bureau à domicile est incertain pendant les commandes temporaires de travail à domicile COVID-19. Mis à part les questions techniques, il est essentiel que les employeurs communiquent clairement à leurs employés quelles sont les ententes de remboursement en place, le cas échéant, et si, et dans quelles circonstances, l’employeur est prêt à émettre des T2200.
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