La Règle 15"503 de l’ASC codifie maintenant la façon dont les destinataires d’une ordonnance de production de l’ASC doivent répondre à la demande et le format dans lequel les documents pertinents doivent être produits. L’adoption de cette règle signifie que toute personne qui reçoit une telle demande de production doit agir rapidement et prudemment pour assurer le respect de la règle, et s’assurer qu’un processus clair, efficace et efficient est en place pour préserver et rassembler les dossiers requis dans le format approprié. Il sera important de créer une piste de conformité claire et convaincante pour convaincre l’ASC que la règle a été respectée.
Les mises en attente légales (généralement sous la forme de lettres officielles au personnel informatique et aux personnes concernées pour préserver les documents et mettre fin aux politiques de destruction de documents en cours normal) ont toujours été des pratiques exemplaires une fois qu’une demande de production a été reçue d’un organisme d’enquête. Toutefois, la règle 15"503 a pour effet de rendre ces détentions formelles effectivement obligatoires. L’article 4 de la Règle exige que le destinataire d’une ordonnance de production mette fin à toute destruction ou suppression de documents, soit par des mesures délibérées, soit en omettant de prendre des mesures raisonnables pour conserver les documents, y compris les documents qui font l’objet d’une suppression, d’une écrasement ou d’un remplacement prévus ou périodiques. De plus, l’article 4 de la Règle exige que le destinataire prenne des mesures raisonnables pour aviser rapidement et clairement les tiers touchés, y compris les employés, les mandataires ou les entrepreneurs, de mettre fin à la destruction, à la suppression, à l’élimination, aux dommages ou à la modification des documents. Cela inclut l’obligation d’informer les tiers qui exploitent des serveurs qui pourraient contenir de tels enregistrements. Les services informatiques concernés, les fournisseurs de technologies à distance et les employés doivent être informés de l’obligation de conserver les enregistrements dans leur forme originale. L’obligation de tenir ces registres pour le destinataire et les tiers est en vigueur pendant une période de deux ans à compter de la date de réception de l’ordonnance de communication.
La Règle vise clairement à s’assurer que les destinataires d’une ordonnance de communication s’y conforment et exige effectivement que les destinataires d’ordonnances de communication soient en mesure de démontrer clairement à l’ASC que tous les efforts ont été déployés pour préserver les dossiers afin de se conformer à la Règle.
Il est intéressant de noter que l’article 4 de la Règle étend les obligations de préservation aux « dépositaires électroniques à distance », ce qui donne à penser que les exploitants de serveurs ou de « nuages » sont visés par la Règle. Une fois qu’un ordre de communication est reçu, la règle oblige le destinataire à fournir une notification à ces tiers. Lorsque ces tiers, y compris les dépositaires électroniques à distance, reçoivent un avis d’ordre de communication du destinataire initial de l’ordonnance de communication, la Règle vise à exiger que les tiers destinataires de la notification se conforment aux obligations de la Règle. Il sera intéressant de voir comment cette prétendue obligation s’applique dans la réalité lorsque des serveurs distants ou des services d’informatique en nuage sont situés dans des juridictions à l’extérieur de l’Alberta, ou même à l’extérieur du Canada.
Dans le cadre d’une adoption apparente de la procédure de litige civil, l’ASC exige maintenant que toute production de documents faite en réponse à une ordonnance de communication soit accompagnée d’une « lettre d’accompagnement électronique », qui est étonnamment similaire en substance et en forme à un affidavit de documents. En particulier, l’intimé à une ordonnance de production doit maintenant énumérer chaque pièce de support ou autre dispositif de stockage à travers lequel les documents sont produits, identifiés par un identificateur unique; énumérer les numéros d’enregistrement uniques pour les documents produits, référencés aux médias à partir desquels les documents ont été obtenus; fournir une liste des sources d’où ou de qui les documents ont été obtenus; et déclarer que les documents produits représentent tous les documents spécifiés dans la demande de production, sont des copies conformes de ces documents et que les documents ont été fournis et numérotés conformément à la règle.
La Règle prévoit également qu’un répondant doit fournir une « copie conforme » de tout document particulier. Une copie conforme est une copie où les couleurs et tout le texte, les notations, les surlignages, les notes marginales et d’autres marques similaires sont reproduits. Les documents contenant des notes amovibles et des drapeaux amovibles doivent également être reproduits avec et sans ces notes et drapeaux amovibles.
Les documents électroniques doivent être fournis dans leur format natif, et un répondant doit mettre à la disposition de LSA les systèmes ou les logiciels permettant l’examen et l’interprétation du document, et les métadonnées doivent être accessibles. Les mots de passe doivent être fournis. Les répondants doivent généralement fournir à l’ASC les moyens d’accéder aux documents fournis.
Cette nouvelle règle indique une tentative claire de l’ASC de préserver et de recevoir des documents d’une manière qui améliorera sa capacité d’enquêter et de mettre en place des obligations claires et sans équivoque en matière de préservation des documents. L’obligation la plus importante pour les sociétés interrogées sera probablement la suspension obligatoire des litiges, ce qui rendra la distribution rapide et efficace des lettres d’attente de litige opportunes, significatives et efficaces incroyablement importante.