Écrit par Sebastien Gittens, Stephen Burns and HC Lee

Des modifications législatives ont fait en sorte que la Electronic Transactions Act (ETA) de l’Alberta s’applique maintenant à divers documents sur lesquels se fient souvent les employeurs, les locateurs, les locataires et d’autres. Étant donné que tout document auquel la LTA s’applique ne peut être refusé à un effet juridique (c.-à-d. uniquement parce qu’il est sous forme électronique), ces changements fourniront une assurance supplémentaire à ceux qui traitent des versions électroniques des documents susmentionnés en Alberta.

La LTA a été adoptée il y a près de 20 ans pour éliminer « les obstacles au commerce électronique en veillant à ce que les documents et les opérations électroniques aient la même validité et la même force exécutoire que les opérations traditionnelles sur papier ». ¹ Par exemple, l’ETA peut prévoir une « équivalence fonctionnelle » des documents et des signatures électroniques, en leur donnant la même force juridique que leurs homologues papier et encre. ² De plus, l’ETA permet de former des contrats par des moyens électroniques, par exemple en « touchant ou en cliquant sur une icône appropriée ou un autre endroit sur un écran d’ordinateur ». ³

Toutefois, la LTA ne s’applique pas uniformément à tous les documents. En particulier, l’ETA extrait divers documents de sa demande, notamment :

1. certains testaments et documents successoraux (p. ex., testaments, procurations perpétuelles et directives personnelles);
2. certains documents immobiliers (p. ex., les transferts de terres);
3. les garanties en vertu de la Guarantees Acknowledgement Act de l’Alberta; et
4. instruments négociables. ⁴

Avant le 12 février 2020, le Règlement général de l’Alberta Electronic Transactions Act prescrivaient également diverses exceptions, ^{notamment5 :}

1. les renseignements ou les dossiers découlant d’une relation employé-employeur, s’y rapportant ou s’y rapportant;
2. la délivrance d’ordonnances, de certificats ou de mandats en vertu de la Loi sur la santé publique ou de la Loi sur la santé mentale; et
3. la signification d’avis, d’ordonnances ou de documents en vertu de la Loi sur la location à usage d’habitation. ⁶

Les modifications apportées au règlement ont entraîné la suppression des exceptions qui s’y trouvent. Un résumé des effets de ces changements est décrit ci-dessous :

A. Employeurs

Le Code des normes d’emploi de l’Alberta exige que les employeurs tiennent un registre à jour d’une liste exhaustive des renseignements prescrits pour chaque employé (comme le nom, l’adresse, la date de naissance, les heures de travail, le taux de salaire, les retenues, les permis connexes et les ententes sur les heures supplémentaires). ⁷ Ces renseignements doivent être conservés pendant au moins trois ans à compter de la date à laquelle chaque document est fait. ⁸

Grâce aux récents changements apportés à la réglementation, les employeurs peuvent maintenant tenir des dossiers d’emploi par voie électronique. Cela signifie que les employeurs n’ont plus besoin de tenir un dossier papier volumineux pour chaque employé. Cela dit, les employeurs devraient se méfier des risques associés au stockage numérique de documents contenant des renseignements personnels des employés. Par exemple, la perte de données, la corruption ou les atteintes à la protection des données peuvent entraîner des sanctions en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels de l’Alberta.

De plus, l’ETA reconnaît maintenant que les contrats de travail peuvent être conclus au fil des communications électroniques. Par exemple, l’acceptation d’une offre ou de toute autre question importante pour la formation d’un contrat peut être exprimée en « touchant ou en cliquant sur l’icône appropriée ou un autre endroit sur un écran d’ordinateur », à moins que les parties n’en conviennent autrement. ⁹ Des questions relatives à la validité des contrats de travail formés par ce genre d’accords de clic-wrap peuvent survenir dans un proche avenir.

B. Fournisseurs de soins de santé

La LTA s’applique maintenant à divers articles de la Public Health Act de l’Alberta et de la Mental Health Act de l’Alberta, qui comprennent les effets suivants :

1. les médecins, les infirmières en santé communautaire, les sages-femmes et les infirmières praticiennes peuvent utiliser des moyens électroniques pour aviser, sous forme prescrite, un agent médical de la santé d’un patient récalcitrant qui est infecté par une maladie prescrite dans les règlements pris en application de la Loi sur la santé publique; ¹⁰
2. un médecin hygiéniste peut utiliser des moyens électroniques pour émettre une ordonnance d’arrestation d’une personne qui ne suit pas de traitement ou qui ne respecte pas les conditions de libération d’un établissement médical en vertu de la Loi sur la santé publique; ¹¹
3. les médecins peuvent utiliser des moyens électroniques pour émettre ou annuler une ordonnance d’isolement contre une personne infectée par un organisme qui produit une maladie prescrite dans les règlements d’application de la Loi sur la santé publique; ^{12 ans}
4. les médecins peuvent utiliser des moyens électroniques pour délivrer un certificat à l’égard d’une personne qui, de l’avis du médecin, satisfait aux exigences d’admission dans un établissement médical pour un trouble mental en vertu de la Loi sur la santé mentale; ¹³ et
5. un tribunal peut utiliser des moyens électroniques pour délivrer un mandat d’arrestation d’une personne qui satisfait aux conditions d’admission dans un établissement médical pour un trouble mental en vertu de la Loi sur la santé mentale. ^{14 ans}

C. Locateurs et locataires

Les locateurs et les locataires peuvent maintenant utiliser des moyens électroniques pour signifier des avis, des ordonnances et d’autres documents en vertu de l’article 57 de la Residential Tenancies Act (RTA) de l’Alberta15, si les parties y consentent. Cela comprend la signification des avis de résiliation, des avis d’augmentation de loyer, des avis d’annulation et des ordonnances d’expulsion.

La LLUH prévoit déjà le service électronique en vertu de l’article 57, qui stipule que le service doit normalement être effectué personnellement ou par courrier recommandé. ¹⁶ Si un locateur ou un locataire n’est pas en mesure d’effectuer le service personnellement par courrier recommandé, il peut envoyer l’avis, la commande ou le document « par des moyens électroniques qui feront en sorte qu’une copie imprimée de l’avis, de la commande ou du document sera reçue au moyen d’un appareil électronique situé dans les locaux d’habitation ou à l’adresse du locateur ; selon le cas. ^{17 ans}

Étant donné que la LTA s’applique maintenant à l’article 57 de la LLUH, il semble que les locateurs et les locataires n’aient plus besoin de tenter de fournir un service personnel ou un service par courrier recommandé avant d’utiliser des moyens électroniques, à condition que les deux parties y consentent.

Autres considérations

Lorsque l’on cherche à se fier à l’ETA, il y a diverses exigences qui doivent être satisfaites selon la nature du document. Par exemple, l’exigence légale selon laquelle une personne doit fournir un document par écrit est satisfaite si le document est : (i) accessible par l’autre personne (afin d’être utilisable pour référence ultérieure); et (ii) pouvant être retenus par l’autre personne.

Il convient également de noter que d’autres exigences législatives devraient être prises en compte. Par exemple, la Evidence Act (AEA) de l’Alberta contient des dispositions relatives à la preuve électronique. Par exemple, en vertu de l’article 41.3 de la LEA, il incombe à quiconque cherche à introduire un document électronique de prouver son « authenticité au moyens de conclure que la preuve électronique est ce que la personne prétend être ».

Conclusions

Bien que les récents changements apportés à la portée de la LTA soient plus à l’aise avec l’utilisation de documents électroniques en Alberta dans diverses circonstances, les organisations devraient se méfier des risques accrus associés au stockage et à la transmission électroniques des documents, surtout s’ils contiennent des renseignements personnels ou autrement sensibles.

De plus, les organisations devraient obtenir le consentement écrit en ce qui concerne l’utilisation des documents électroniques afin de réduire les risques liés à la validité des documents et à la conformité aux exigences légales en matière de stockage et de gestion des données.

Le groupe Bennett Jones Privacy & Data Protection group est disponible pour vous aider à naviguer dans les modifications apportées à l’ETA et à répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir sur les obligations de confidentialité de votre organisation.

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¹ Gouvernement de l’Alberta, « Electronic Transactions Act », en ligne : .
² Loi sur les transactions électroniques, SA 2001, c E-5.5, ss 10-18.
³ Ibid, s 27.
⁴ Ibid, s 7.
⁵ Règlement général sur la loi sur les transactions électroniques, Alta Reg 34/2003.
⁶ Ibid, s 2 (maintenant abrogé en vertu du Règlement de modification générale de la Loi sur les transactions électroniques, AR 18/2020, s 2).
⁷ Code des normes d’emploi, RSA 2000, c E-9, s 14.
⁸ Ibid, s 15.
⁹ Loi sur les transactions électroniques, article 27.
¹⁰ Loi sur la santé publique, RSA 2000, c P-37, s 39.
¹¹ Ibid, par. 43(2).
¹² Ibid, a. 44-46.
¹³ Loi sur la santé mentale, RSA 2000, c M-13, s 2.
¹⁴ Ibid, par. 10(5).
¹⁵ Loi sur la location à usage d’habitation, SA 2004, c R-17.1, par. 57(1); Règlement général sur les transactions électroniques, article 2 (maintenant abrogé).
¹⁶ Loi sur la location à usage d’habitation, par. 57(1).
¹⁷ Ibid, par. 57(5).